Quel est le processus de stockage d'archives?
Malgré la réduction de l'utilisation du papier dans les entreprises, la gestion des archives reste une problématique majeure. La nature des documents, leur volume croissant et les obligations légales imposent une organisation rigoureuse et une planification minutieuse.
L’importance de la dématérialisation et de l’archivage électronique
La dématérialisation des documents transforme profondément la gestion documentaire. Les documents sont désormais créés, traités et archivés sous forme électronique, au sein de solutions GED ou de systèmes d’archivage électronique (SAE).
L’archivage électronique permet de garantir l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des documents numériques.
Les fonctions comme la signature électronique, l’horodatage ou le coffre-fort numérique assurent la valeur probatoire des documents et facilitent leur conservation sécurisée.
Ces solutions de gestion documentaire contribuent à la pérennité de l’information et à la maîtrise des flux documentaires, tout en réduisant la dépendance au support papier.
Elles permettent également d’automatiser certaines tâches répétitives, comme le classement, la migration ou la restitution des documents, garantissant une meilleure efficacité archivistique.
Les grandes étapes du cycle de vie des documents
La gestion des documents débute dès leur production. Les documents papier peuvent être numérisés afin de faciliter leur intégration dans un système de gestion électronique de documents (GED).
Ce processus de numérisation permet de transformer les documents physiques en documents numériques enrichis de métadonnées. Ces informations décrivent le contenu, la date, le type ou l’auteur du document et facilitent ainsi leur indexation, leur classement et leur recherche.
Une fois intégrés dans un système d’information documentaire, les documents électroniques sont archivés selon un plan de classement défini. Ce plan précise les types de documents, leurs durées de conservation, leurs conditions d’accès et les règles d’archivage à appliquer.
Les archives courantes correspondent aux documents encore utilisés dans les activités quotidiennes.
Les archives intermédiaires regroupent les documents conservés pour des raisons administratives ou juridiques, mais dont la consultation est plus rare.
Enfin, les archives définitives sont conservées de manière pérenne en raison de leur valeur historique ou patrimoniale.
La conservation et la préservation des archives
La conservation des documents doit répondre à des critères de sécurité, de lisibilité et de durabilité.
Les documents électroniques sont stockés dans des espaces d’archivage ou des systèmes de stockage électronique garantissant la préservation des données sur le long terme.
Les durées de conservation sont fixées selon la nature du document et sa valeur juridique.
Une fois ces durées écoulées, les documents peuvent être détruits, transférés vers des archives départementales ou nationales, ou encore conservés de manière définitive pour leur intérêt historique.
La gestion des droits d’accès, la sécurisation des documents, la migration des formats et le contrôle de l’intégrité sont des aspects essentiels de la conservation des archives.
Ces pratiques garantissent que les documents archivés restent accessibles, exploitables et probants tout au long de leur cycle de vie.
Un pilier de la mémoire et de la conformité
La gestion des archives n’est pas seulement une contrainte réglementaire : elle constitue un véritable pilier de la mémoire institutionnelle et de la gestion de l’information.
Qu’il s’agisse de documents administratifs, bureautiques, techniques ou documentaires, chaque pièce archivée participe à la traçabilité et à la transparence des activités.
Grâce à une politique d’archivage bien structurée, les organisations peuvent disposer de documents fiables, préserver leur patrimoine informationnel et assurer la continuité de leurs activités, tout en respectant les bonnes pratiques de l’archivistique moderne et de la gestion électronique de documents.